Üst düzey CEO'ların günlük düzenli kalmak için kullandıkları masa takvimi sırrı

Pek çok meşgul lider güne aynı sorunla başlar: Çok fazla görev, çok fazla mesaj ve önemli olan işe çok az dikkat kalıyor. Bir masa takvimi bu gürültüyü yavaşlatmanın basit bir yolunu sunar. Başarı vaat etmez ve iyi muhakemenin yerini alamaz. Yapabileceği şey, e-posta, toplantılar ve bildirimler devreye girmeden önce önceliklerinizi önünüze koymaktır. Görünür bir takvimin yalnızca bir tarih izleyici olarak değil, bir karar aracı olarak kullanıldığında en iyi sonucu verdiğini buldum. Bir takvim sayfası üç pratik soruya cevap verebilir: - Bugün dikkatimi hak eden şey nedir? - Ne bekleyebilir ki? - Zamanımı nerede korumalıyım? Bu küçük alışkanlık bir iş gününün şeklini değiştirebilir. ### 1. Günün ana sonucunu yazın Uzun bir görev listesi çoğu zaman net bir sonuç üretmeden ilerleme hissi yaratır. Takvim sayfasına tek bir sonuç yazmayı tercih ediyorum. Bu şunlar olabilir: - Satış raporunu gözden geçirin ve bir karar verin - Müşteri teklifini tamamlayın - Yarınki ekip toplantısına hazırlanın - Teslimat sorunuyla ilgili bir tedarikçiyi arayın - Yeni bir hizmet planının ilk versiyonunun taslağını hazırlayın İfade önemlidir. “Pazarlama üzerinde çalışmak” geniş bir kavramdır. “Üç kampanya fikri yazın” güne daha net bir yön verir. Bazı iş liderleri programlarını planlarken benzer bir yaklaşım kullanıyor. Kendi değerlendirmelerine ihtiyaç duyan işleri belirlerler ve daha az acil olan talepler günü doldurmadan önce bu işe takvimde bir yer verirler. ### 2. Odaklanma süresini korumak için takvimi kullanın Yalnızca randevuları yazmak yerine zaman bloklarını işaretlediğimde masa takvimi daha kullanışlı hale gelir. Örneğin: 9:00–10:00 — Mali rakamları gözden geçirin 10:30–11:00 — Ekibin check-in yapması 1:30–2:30 — Müşteri teklifi 4:00–4:15 — Yarını planlayın Kesin saatler değişiklik gösterecektir. Prensip aynı kalıyor: Bir göreve açık bir alan veriliyor. Hem araştırmalar hem de iş yeri deneyimleri, sık sık görev değiştirmenin işi daha da zorlaştırabileceğini gösteriyor. Görünür bir takvim bana odaklanmanın planlı bir aktivite olduğunu, toplantılar arasında bulmayı ummam gereken bir şey olmadığını hatırlatıyor. "Bu engelleme sırasında e-posta yok" gibi küçük bir not da yardımcı olabilir. Karmaşık bir üretkenlik sistemi gerektirmeden basit bir sınır oluşturur. ### 3. Beklenmedik işlere yer bırakın Sabahtan akşama kadar dolu bir takvim düzenli görünebilir, ancak gerçek iş sorunlarına yer bırakmaz. Bir müşterinin yardıma ihtiyacı olabilir. Bir gönderi geç gelebilir. Bir ekip üyesinin bir karara ihtiyacı olabilir. Her dakika belirlenmiş olduğunda, küçük bir değişiklik tüm günü altüst edebilir. Sayfada açık alan bırakıyorum. Bu alan acil istekleri, kısa molaları veya bitmemiş işleri barındırabilir. Ayrıca her görevi akşama taşıma baskısını da azaltır. Kağıt takvimin dijital takvimden farklı görünmesinin bir nedeni de budur. Açık alanın görülmesi kolaydır. Gün başlamadan planın gerçekçi olup olmadığını gösterir. ### 4. Kararları kaydedin, her ayrıntıyı değil Masa takvimi bir günlük değildir. Her telefon görüşmesini veya küçük eylemi yazmama gerek yok. Bunu daha iyi kararlar almama yardımcı olacak öğeleri kaydetmek için kullanıyorum: - Bir müşteriye verilen bir söz - Projenin ilerleyişini kontrol etmek için bir tarih - Cevap gerektiren bir soru - Başka bir güne taşınması gereken bir görev - Bir sorundan alınan bir ders Örneğin, geciken bir siparişten sonra, "Bir sonraki büyük talebi kabul etmeden önce tedarikçinin teslim süresini onaylayın" yazabilirim. Bu kısa not aynı sorunun tekrar ortaya çıkmasını engelleyebilir. Takvim nasıl çalıştığımın işleyen bir kaydı haline geliyor. Zamanla tekrarlanan notlar, bir günde çok fazla toplantı yapılması veya net olmayan onaylardan kaynaklanan sık sık gecikmeler gibi kalıpları ortaya çıkarabilir. ### 5. İşten ayrılmadan önce sayfayı inceleyin Günün sonunda, birkaç dakikamı olup bitenlere bakarak geçiriyorum. Kendime soruyorum: - Neyi tamamladım? - Hala nelere dikkat edilmesi gerekiyor? - Önemli olan göreve zaman harcadım mı? - Yarın ne değişmeli? Bu incelemenin uzun bir açıklamaya ihtiyacı yok. Bir onay işareti, kısa bir not veya bir görevin üzerinden geçen bir çizgi yeterli olabilir. Bir şey yarım kalırsa bilinçli bir seçim yaparım. Onu başka bir güne taşıyorum, daha küçük bir eyleme bölüyorum ya da artık yararlı bir amaca hizmet etmediği için kaldırıyorum. Bir takvim net seçimleri desteklemelidir. Eski görevlerin toplanıp suçluluk yarattığı bir yer haline gelmemeli. ### 6. Düzeni kolay taranabilir tutun Kalabalık bir sayfanın kullanımı zordur. Yazıyı kısa tutuyorum ve basit işaretler kullanıyorum: - Bir toplantı için bir daire - Bir görev için bir kare - Bir karar için bir yıldız - Tamamlanan bir iş için bir çizgi Randevular için bir renk, kişisel hatırlatmalar için başka bir renk kullanıyorum. Karmaşık bir sisteme gerek yoktur. Eğer sayfayı birkaç saniyede anlayamazsam sayfa düzeninin daha basit olması gerekiyor. En iyi masa takvimi, çaba harcamadan kullanabileceğim takvimdir. Temiz bir sayfa düzenli planlamayı davet eder. Dağınık bir sayfa, planlamayı başka bir görevmiş gibi hissettirir. Bir masa takvimi her günü verimli bir güne dönüştürmeyecektir. Güçlü sonuçlar hâlâ becerilere, ekip çalışmasına, zamanlamaya ve sağlam kararlara bağlıdır. Değeri daha pratiktir. Bana öncelikleri seçmem, dikkatimi korumam, dersleri kaydetmem ve planımı ayarlamam için görünür bir alan sağlıyor. Birçok kişi, net bir günlük bakış açısının sorunun bir kısmını çözebileceği durumlarda karmaşık bir yöntem arar. Yararlı sır takvimin kendisi değildir. Bunun arkasında yatan alışkanlıktır: Neyin önemli olduğuna karar verin, ona yer açın, olanları gözden geçirin ve bir sonraki adımı dikkatle planlayın.

Çoğu CEO, günlerini birkaç dakikada bir düzinelerce uygulamayı kontrol ederek yönetmiyor. Neyin ilgiyi hak ettiğini, nelerin bekleyebileceğini ve zamanlarının nereye gittiğini görmek için genellikle basit bir masa takvimi kullanırlar. Bir masa takvimi benim için bir şirketi yönetmez. E-postalara cevap vermeyecek, personel sorunlarını çözmeyecek veya zor bir kararı kolaylaştırmayacak. Yapabildiği şey işimin etrafındaki zihinsel gürültüyü azaltmak. Haftayı tek sayfada gördüğümde tutamayacağım sözleri daha az veriyorum. Bu küçük değişiklik, her gün toplantılar, çağrılar, seyahatler, planlamalar ve beklenmedik sorunlar içerdiğinde önemlidir. ### Masa takvimi neden çalışır? Dijital takvimler hatırlatmalar ve paylaşılan randevular için kullanışlıdır. Uyarı gönderebilir, toplantı saatlerini güncelleyebilir ve birden fazla kişiyi birbirine bağlayabilirler. Kağıt masa takvimi farklı bir amaca hizmet eder. Bana zamanın geniş bir görüntüsünü veriyor. Görebiliyorum: - Bir haftadaki toplantı sayısı - Odaklanmış çalışma için yeterli alana sahip günler - Yaklaşan son teslim tarihleri ​​- Seyahat günleri ve kişisel taahhütler - Aynı saatler için yarışan projeler - Boş kalması gereken boş dönemler Bir telefon genellikle her seferinde bir randevu gösterir. Bir masa takvimi haftanın şeklini gösterir. Bu görsel farklılık planlama şeklimi değiştirebilir. Çarşamba zaten beş toplantı içeriyorsa oraya önemli bir yazı yazma görevi vermeyeceğim. Perşembe sabahı açıksa planlama veya ekip incelemeleri için burayı koruyabilirim. ### Kullanabileceğim basit bir sistem Sistem çok fazla renge, sembole veya kurala ihtiyaç duymuyor. Çok fazla dekorasyon planlamayı başka bir göreve dönüştürür. Üç tür bilgi kullanıyorum: - Sabit randevular - Temel iş blokları - Kişisel taahhütler Sabit randevular müşteri aramalarını, görüşmeleri, yönetim kurulu toplantılarını ve seyahati içerir. Bu olayların belirli bir zamanı vardır ve genellikle başka insanları da kapsar. Temel çalışma blokları arasında bir teklif yazmak, mali raporları incelemek, bir sunum hazırlamak veya işe alım kararı vermek yer alır. Bu görevler dikkat gerektirir ancak bunlara eklenmiş resmi bir toplantı olmayabilir. Kişisel taahhütler arasında egzersiz, aile zamanı, tıbbi randevular ve iyileşme dönemleri yer alır. Takvimin bu kısımlarını her zaman verilebilecek alanlar yerine gerçek taahhütler olarak ele alıyorum. Bu yaklaşım, planımın gerçek kapasiteme uyup uymadığını görmeme yardımcı oluyor. ### Adım 1: Kolayca hareket edemeyen olaylarla başladığım sabit olayları yazın. Örneğin Pazartesi günüm şunları içerebilir: - Sabah 9:00 liderlik toplantısı - Sabah 11:30 tedarikçi görüşmesi - Öğleden sonra 14:00 ürün incelemesi - Öğleden sonra 16:00 personel girişi Bu etkinlikler masa takvimine eklendiğinde, mevcut zamanın değerlendirilmesi daha kolay hale gelir. Kafamda açık görünen bir gün çoktan dolmuş olabilir. Bu adım aynı zamanda gizli seyahat süresini de ortaya çıkarır. Şehir genelinde 30 dakikalık bir toplantı, hazırlık ve ulaşım da dahil olduğunda iki saat sürebilir. Takvim, yalnızca toplantının uzunluğunu değil, randevunun gerçek maliyetini de göstermelidir. ### Adım 2: Her güne bir büyük görev ekleyin Yaygın bir planlama hatası, on büyük görevi tek bir güne yerleştirmektir. Liste verimli görünebilir, ancak planın gerçek çalışmadan sağ çıkma şansı çok az. Her iş günü için bir ana görev seçiyorum. Bu görev şunlar olabilir: - Yıllık bütçeyi onaylamak - Bir satış sunumunu bitirmek - Yeni bir iş sürecini gözden geçirmek - Önemli bir müşteriyle konuşmak - Bir sonraki işe alma aşamasını planlamak Bunun etrafına daha küçük görevler sığabilir. Ana görev mümkün olan en iyi zamanı alır. Bu kural güne net bir merkez verir. Yeni istekler ortaya çıktığında doğrudan bir soru sorabilirim: Bu istek bugünün asıl görevinin yerini mi alacak, yoksa bekleyebilir mi? ### 3. Adım: Açık alan bırakın Dolu bir takvim disiplinli görünebilir. Aynı zamanda kötü planlamayı da gösterebilir. Beklenmedik işler liderliğin bir parçasıdır. Bir müşteri ciddi bir konuyu gündeme getirebilir. Bir ekip üyesinin bir karar konusunda yardıma ihtiyacı olabilir. Teslimat gecikebilir. Finansal bir sorunun gün bitmeden yanıtlanması gerekebilir. Bilerek açık alan bırakıyorum. Hafta boyunca iki veya üç kısa blok, planlanan her görevi akşama itmeden bu sorunları çözebilir. Açık alan aynı zamanda bana düşünmem için zaman da veriyor. Her yararlı ticari faaliyet anlık bir mesaj, rapor veya toplantı oluşturmaz. Bazı kararların sessiz zamana ihtiyacı vardır. ### Adım 4: Kısa notlar kullanın Bir takvim girişi, çeşitli araçlar arasında arama yapmadan göreve başlamama yardımcı olacaktır. "Pazarlama toplantısı" yazmak yerine şunu yazabilirim: "Pazarlama toplantısı - potansiyel müşteri kalitesini, açılış sayfası sonuçlarını ve Nisan bütçesini gözden geçirin" "Tedarikçiyi arayın" yerine şunu yazabilirim: "Tedarikçiyi arayın - teslimat tarihini ve ödeme koşullarını onaylayın" Bu notlar etkinliğin amacını görünür kılar. Ayrıca hazırlık süresini de azaltırlar. Takvime uzun paragraflar yazmaktan kaçınırım. Yoğun bir günde birkaç yararlı kelimenin okunması daha kolaydır. ### Adım 5: Başlamadan önce haftayı gözden geçirin Önümüzdeki günlere bakmak için her hafta kısa bir süre ayırıyorum. Şunları kontrol ederim: - Hangi toplantıların hazırlık gerektirdiği - Hangi görevin iş üzerinde en büyük etkiye sahip olduğu - Haftanın nerede çok kalabalık olduğu - Hangi randevunun kısaltılabileceği veya kaydırılabileceği - Kişisel zamanımı koruyup korumadığım - Karar vermeden önce hangi bilgilere ihtiyacım var Bu inceleme, sorunları henüz küçükken bulmama yardımcı oluyor. Örneğin aynı proje hakkında üç ayrı toplantı fark edebilirim. Doğru kişiler ve soruların dahil edilmesi durumunda bir toplantı yeterli olabilir. Ayrıca bir teklifin Cuma günü teslim edilmesi gerektiğini ancak bu tarihten önce herhangi bir çalışma engelinin olmadığını da görebilirim. Takvim aradaki farkı ortaya koyuyor. ### Masa takvimi dijital araçların yerini almaz. Büyük bir ekip için kağıt takvimi tek başına kullanmam. Paylaşılan programlar, hatırlatıcılar, görüntülü aramalar ve seyahat güncellemeleri hâlâ dijital sistemlere ait. Masa takvimi kişisel bir kontrol paneli olarak çalışır. Haftamı şekillendiren taahhütlere dair hızlı bir bakış sağlıyor. Dijital takvimim ayrıntıları yönetebilir. Kağıt takvim bu ayrıntıların ne anlama geldiğine karar vermeme yardımcı olabilir. Bu bölüm sistemin pratik olmasını sağlar. Her küçük randevuyu kağıda kopyalamama gerek yok. Sadece dikkatimi etkileyen olayları ve çalışma bloklarını yazıyorum. ### Pratik bir örnek Pazartesi'den Cuma'ya kadar bir toplantıdan diğerine geçerek çalışan bir işletme sahibini hayal edin. Her randevu faydalıdır ancak şirket sahibinin nakit akışını gözden geçirecek, kilit bir çalışanla konuşacak veya bir sonraki çeyreği planlayacak vakti yoktur. Bir masa takvimi modeli hemen gösterebilir. Sorun çaba eksikliği değil. Sorun şu ki toplantılar görünür her alanı kaplamış durumda. Sahibi, bir dahili toplantıyı paylaşılan bir güncellemeye taşıyabilir, Salı sabahını mali inceleme için koruyabilir ve Cuma öğleden sonrasını çözülmemiş sorunlar için açık tutabilir. Dramatik hiçbir şey değişmedi. Haftanın daha net bir yapısı var. Benzer bir yöntem bir yöneticiye, danışmana, serbest çalışana veya küçük işletme ekibine yardımcı olabilir. Takvimin etkileyici görünmesine gerek yok. Kişinin gerçekte nasıl çalıştığını yansıtması gerekir. ### Kaçınmaya çalıştığım hatalar Takvimi bitirmeyi umduğum her şeyin kaydı olarak kullanmıyorum. Her boş alanı bir görevle doldurmuyorum. Her isteği acil olarak değerlendirmiyorum. Uzun bir toplantılar dizisinin ardından tam bir gün boyunca derin bir çalışma planlamıyorum. Amacı ortadan kaybolduğunda takvimde randevu tutmuyorum. Bu alışkanlıklar sistemin değerini korur. Bir takvim, uygulanabilir bir yaşam yerine ideal bir yaşamı gösterdiğinde daha az kullanışlı hale gelir. ### Basit planlamaya ilişkin görüşüm Masa takviminin çekiciliği, liderliği kolaylaştırması değildir. Değeri zamanı görünür kılmaktan gelir. Haftayı görebildiğimde, gece geç saatlere kalmadan aşırı yükü fark edebiliyorum. Her saatimi başkalarına vermek yerine kararlara zaman ayırabilirim. İşi destekleyen işlere daha uzun süre yer açabilirim. Basit bir masa takvimi, onu dekorasyon olarak değil, filtre olarak kullandığımda en iyi sonucu verir. Neyin alanı hak ettiğini, neyin hazırlık gerektirdiğini ve neyin programın dışında bırakılması gerektiğini seçmemde bana yardımcı oluyor.

Birçok lider iş gününe mesajlarla, toplantı uyarılarıyla ve tamamlanmamış görevlerle dolu bir ekranla başlar. Kendileri için net bir karar vermeden önce gün, bir dizi tepkiye dönüşebilir. Basit bir masa takviminin işe varış ile çevremdeki her şeye yanıt verme arasında küçük bir duraklama yaratabileceğini keşfettim. Dijital takvimin yerini almaz. Güne görünür bir şekil verir. Günlük masa takvimi genellikle bir tarihi, bir sayfayı ve sınırlı miktarda alanı gösterir. Bu sınır faydalıdır. Beni pratik bir soru sormaya teşvik ediyor: Bugün dikkatimi hak eden şey nedir? Gelen kutumu açmadan önce üç öğeyi yazıyorum: - Dikkatimi gerektiren bir karar - Ekibi destekleyen bir görev - Enerjimi koruyan bir kişisel eylem Liste bir bakışta okunacak kadar kısa. Ayrıca yeni istekler ortaya çıktığında bana bir referans noktası sağlıyor. Bir lider normal bir iş günü boyunca onlarca mesaj alabilir. Her mesajın anında yanıtlanması gerekmez. Masamdaki üç öğeye baktığımda, her yeni isteği önceden seçilmiş olan işle karşılaştırabiliyorum. Bazı istekler başka bir güne aittir. Bazıları bir meslektaşına aktarılabilir. Birkaçının doğrudan yanıta ihtiyacı var. Bu alışkanlık, her mesajın aynı ağırlığa sahip olduğu hissini azaltmaya yardımcı olur. Bir masa takvimi aynı zamanda önceliklerin paylaşılmasını da kolaylaştırabilir. Bir ekip toplantısı sırasında "işe alma planını gözden geçirin" veya "anahtar tedarikçiyi arayın" gibi kısa bir not yazabilirim. Not, diğer insanları etkileyen çalışmanın görünür bir hatırlatıcısı haline gelir. Örneğin, küçük bir işletme sahibi düzenli bir müşteriden şikayet alabilir, personel planlamasıyla ilgili bir sorun yaşayabilir ve sabah 9'dan önce bir tedarikçi güncellemesi alabilir. Ana görev olarak "müşteri araması" yazmak, sorunun rutin e-postalar arasında kaybolmasını engelleyebilir. Takvim şikayeti çözmüyor. Sorunla düzgün bir şekilde başa çıkmak için gereken zamanın korunmasına yardımcı olur. Bu alışkanlık, sayfa basit kaldığında en iyi sonucu verir. Tek bir kağıda tam bir görev listesi yazmaktan kaçınırım. Uzun listeler genellikle odaklanmayı iyileştirmeden baskı yaratır. Yoğun bir günde birkaç anlaşılır kelimeyi kullanmak daha kolaydır. Beklenmedik bir olay için de küçük bir alan bırakıyorum. Yeni bir fırsat, personelin endişesi veya projedeki bir değişiklik dikkat gerektirebilir. Açık alan, planın şeklini kaybetmeden ayarlanmasına olanak tanır. Günün sonunda sayfayı ne kadar tamamladığıma göre değerlendirmiyorum. Neyin değiştiğine bakıyorum. Bitmiş bir not ilerlemeyi gösterebilir. Tamamlanmamış bir not, görevin çok büyük olduğunu, belirsiz olduğunu veya günün gerçek ihtiyaçlarıyla bağlantılı olmadığını ortaya çıkarabilir. Başka bir tarihe taşıyabilir, daha küçük eylemlere bölebilir veya kaldırabilirim. Bu kısa inceleme beş dakikadan az sürer. Haftalık planlama oturumu sırasında yararlı olabilecek kararların bir kaydını oluşturur. Ayrıca kalıpları da gösterebilir. Aynı öğe birkaç gün boyunca görünüyorsa sorun zaman eksikliği olmayabilir. Bir sonraki adım, daha net bir sahibi veya daha küçük bir kapsamı gerektirebilir. Fiziksel sayfanın başka bir faydası daha var. Elle yazdığımda kelimeleri seçecek kadar yavaşlıyorum. "Satış üzerinde çalışmak" belirsizdir. "Üç müşteri çağrısını gözden geçirin", güne net bir eylem kazandırır. “Operasyonların iyileştirilmesi” geniş kapsamlıdır. “Teslimat kontrol listesini onayla” seçeneğinin planlanması daha kolaydır. Masa takvimi bir statü ölçüsü değildir. Bir kişinin üretken, hazırlıklı veya başarılı olduğunu kanıtlamaz. Değeri etrafındaki rutinden gelir. İlk çalışma oturumunun başladığı yere yerleştirin. Tarihi yazın. Az sayıda öncelik seçin. İfadeleri doğrudan tutun. Masadan ayrılmadan önce sayfayı inceleyin. Bu süreç, meşgul bir liderin sürekli tepkiden kasıtlı ilgiye geçmesine yardımcı olabilir. Takvim basit olmaya devam ediyor ancak arkasındaki günlük seçimler daha iyi toplantıları, daha net kararları ve daha odaklı çalışmayı şekillendirebilir.

Birçok kişi güne tam bir görev listesiyle başlar, ancak günün sonuna zamanın nereye gittiğini merak ederek başlar. E-postalar sabahları devralır. Toplantılar öğleden sonraya bölündü. Küçük istekler önemli işleri akşama iter. Etkili günlük planlamanın her dakikayı doldurmaktan çok, günün her bölümüne net bir amaç vermekle ilgili olduğunu keşfettim. Birçok iş lideri de benzer bir yaklaşım kullanıyor: Odaklanmış işler için zamanı koruyorlar, değişime yer bırakıyorlar ve gün başlamadan önce önceliklerini gözden geçiriyorlar. Pratik bir günlük plan, programı katı hale getirmeden daha fazla odaklanarak çalışmama yardımcı olabilir. ### Kısa bir öncelik listesiyle başlayın. İlgilenmem gereken her şeyi yazarak başlıyorum. Bu liste bir müşteri aramasını, bir raporu, bir ürün kararını, kişisel işleri ve mesajlara yanıt verme gibi küçük görevleri içerebilir. Daha sonra üç öncelikli öğe seçiyorum. Bunlar her zaman en kolay görevler değildir. Bunlar, o günkü ana hedefimi destekleyen görevlerdir. Bu üçünü bitirirsem, birkaç küçük şey kalsa bile gün ilerlemiş demektir. Örneğin, bir satış yöneticisi şunları seçebilir: - Bir müşteri sunumuna hazırlanmak - Aylık satış rakamlarını gözden geçirmek - Bir ekip üyesine koçluk yapmak Her e-postayı yanıtlamak verimli görünebilir, ancak önemli bir müşteri toplantısına hazırlanmakla aynı yeri hak etmeyebilir. ### Görevleri enerjimle eşleştirin Odak noktam gün boyunca değişiyor. Zorlu işleri genellikle zihnim taze hissettiğinde hallederim. Rutin görevler daha düşük enerjili bir dönemi bekleyebilir. Basit bir program şu şekilde görünebilir: - 8:30–10:00: Karmaşık sorunları yazın, planlayın veya çözün - 10:00–10:30: Mesajları kontrol edin - 10:30–12:00: Toplantılar veya ekip çalışması - 1:30–3:00: Proje görevleri - 3:00–4:00: Aramalar ve takipler - 4:00–4:30: Yarına yönelik inceleme ve hazırlık Kesin saatler yaptığım iş ile enerjim arasındaki uyum kadar önemli değil. Toplantıların arasına derin işler koyduğumda, işin kendisini yapmaktan ziyade yeniden başlamaya çalışarak daha fazla zaman harcıyorum. ### Dakikalık bir plan yerine zaman bloklarını kullanın Ayrıntılı bir program düzenli görünebilir ancak değişikliğe yer bırakmaz. Gecikmiş bir çağrı, acil müşteri sorusu veya teknik sorun, tüm planın bozulduğu hissine neden olabilir. Zaman blokları bana daha net bir yapı sağlıyor: - Odaklanma blokesi - İletişim blokajı - Toplantı blokajı - Yönetici blokajı - İnceleme blokajı Gerektiğinde bir blokun arkasındaki amacı kaybetmeden bir bloğu taşıyabilirim. Bu yaklaşım, günleri hem planlı işler hem de beklenmedik istekler içeren kişiler için işe yarar. Küçük işletme sahibi, sabahı iş kararları için, gün ortasını müşteriler ve personel için ve öğleden sonrayı da evrak işleri için ayırabilir. Planın bir şekli var ancak müşterinin yardıma ihtiyacı olduğunda yine de uyum sağlanabilir. ### Odaklanmış çalışmayı koruyun Günlük stresin büyük bir kısmı sürekli kesintiden kaynaklanır. Her mesajın okunması yalnızca bir dakika sürebilir, ancak zihnin orijinal göreve dönmesi çok daha uzun bir süreye ihtiyaç duyabilir. Odaklanma bloğu sırasında, gerekli olmayan uyarıları susturuyorum ve yalnızca görevle ilgili araçları önümde tutuyorum. Mesajları tekrar ne zaman kontrol edeceğimi de ekibime bildirebilirim. Bu insanları görmezden gelmek anlamına gelmiyor. Başkalarına bana ulaşmaları için net bir zaman veriyor ve dikkat edilmesi gereken işleri tamamlamam için bana daha iyi bir şans veriyor. Örneğin, kampanya özeti yazan bir pazarlama çalışanı, gelen kutusunu birkaç dakikada bir açmak yerine e-postasını 10:00 ve 2:30'da kontrol edebilir. ### Beklenmedik işler için yer bırakın Her dakikayı kullanan bir programın sürdürülmesi zordur. Gün içinde bir veya iki dönemi açık bırakmayı tercih ediyorum. Bu alan şunları destekleyebilir: - Planlanandan daha uzun süren bir görev - Bir müşteri talebi - Kısa bir dinlenme molası - Bir meslektaşla faydalı bir görüşme - Yeni bilgilerin gözden geçirilmesi Açık zaman, boşa harcanan zaman değildir. Daha sonraki her görevi akşama zorlamadan planın değişikliği özümsemesine yardımcı olur. ### Neyin bekleyebileceğine karar verin Her isteğin aynı anda yanıtlanması gerekmez. Yeni bir görev ortaya çıktığında kendime şunu soruyorum: - Bu, bugünün ana amacını destekliyor mu? - Birisinin işine devam etmek için cevabıma ihtiyacı var mı? - Bunu daha sonra halledebilir miyim? - Bunu devredebilir miyim? - Hiç yapılması gerekiyor mu? Bu sorular, gerçek bir önceliği, yalnızca gelen kutumda göründüğü için acil hissettiren bir görevden ayırmama yardımcı oluyor. Bir ekip lideri gün içinde on istek alabilir. Bazılarının hızlı bir cevaba ihtiyacı var. Bazıları tek bir mesajda gruplandırılabilir. Birkaçı başka bir kişiye ait olabilir. ### Günü kısa bir incelemeyle bitirin Birkaç dakikamı neleri tamamladığımı, nelerin değiştiğini ve yarın nelere dikkat edilmesi gerektiğini kontrol ederek geçiriyorum. Bu incelemeyi tamamlanmamış her görev için kendimi yargılamak için kullanmıyorum. Desen arıyorum. Belki toplantılar beklenenden uzun sürüyor. Belki yorucu bir öğleden sonranın ardından yaratıcı çalışmalar yapmaya devam ediyorum. Belki küçük talepler müşteri projelerinden zaman alıyor olabilir. Bu inceleme, aynı sorunu tekrarlamak yerine bir sonraki planı ayarlamama yardımcı oluyor. Yararlı bir not şu şekilde görünebilir: - Tamamlandı: müşteri teklifi ve ekip girişi - Taşındı: bütçe incelemesi - Sebep: müşteri sorunuyla ilgilenilmesi gerekiyor - Yarın: ilk toplantıdan önce bütçeyi gözden geçirin ### Günlük plan, onu kullanan kişiyi desteklemelidir Bir CEO'nun takvimi strateji toplantıları, işe alma tartışmaları ve iş incelemeleri içerebilir. Benim programım farklı görünebilir. Yararlı ders, başka birinin takvimini kopyalamamaktır. Anlamlı çalışmaları koruyan ve insanlara yer bırakan bir sistem oluşturmaktır. Güçlü bir günlük plan, az sayıda net öncelikler, gerçekçi zaman dilimleri, değişim alanı ve kısa bir inceleme içerir. Kendimi saatin kontrolü altında hissettirmek yerine, gün içinde daha iyi seçimler yapmama yardımcı olmalı. Amaca yönelik plan yaptığımda, daha az görevi bitirip yine de daha iyi ilerleme kaydedebiliyorum. Bu genellikle bir iş gününü değerlendirmenin daha akıllıca bir yoludur. Endüstri Alanında geniş deneyime sahibiz. Profesyonel tavsiye için bizimle iletişime geçin: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

1. Cal Newport, 5 Ocak 2016, Derin Çalışma: Dikkati Dağılmış Bir Dünyada Odaklanmış Başarının Kuralları 2. David Allen, 1 Mart 2015, İşleri Bitirmek: Stressiz Üretkenlik Sanatı 3. Stephen R Covey, 19 Kasım 2004, Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı 4. Daniel H Pink, 3 Ocak 2012, Drive: Şaşırtıcı Gerçek Bizi Nelerin Motive Ettiği Hakkında 5. Greg McKeown, 15 Nisan 2014, Esasicilik: Daha Azın Disiplinli Peşinde 6. Laura Vanderkam, 2 Mayıs 2017, Mesai Dışı: Daha Fazlasını Yaparken Daha Az Meşgul Hissedin