Üst düzey CEO'lar neden günlük planlayıcımızı kullanıyor? Bu sadece kağıt değil, bir performans aracıdır!

Gün dolu dolu başlayıp dolu kalmanın nasıl bir his olduğunu biliyorum. Takvimim ekranda düzgün görünse de zihnim hala bölünmüş gibi görünüyor. Bir toplantı uzun sürüyor. Yeni bir mesaj geliyor. Bitirmeyi planladığım bir görev tekrar erteleniyor. Günün sonunda meşgul kalmış olabilirim ama her zaman odaklanmış kalamadım. Birçok liderin karşılaştığı sorun budur. Daha fazla gürültüye ihtiyaçları yok. Artık neyin önemli olduğuna karar vermek için açık bir yere ihtiyaçları var. Günlük planlayıcımız bunu yapmama yardımcı oluyor. Baskı başlamadan önce günümü düzene koymak için kullanıyorum. En önemli üç görevi yazıyorum. Toplantıları, çağrıları ve takipleri işaretliyorum. Notlara yer bırakıyorum bu yüzden detayları kafamda tutmuyorum. Bu küçük alışkanlık çalışma şeklimi değiştiriyor. Bunu şu şekilde kullanıyorum: - Gün için net bir öncelik ile başlıyorum - Kaçıramayacağım toplantıları ekliyorum - Dizüstü bilgisayarımı kapatmadan önce bitirmek istediğim görevleri listeliyorum - Ani değişiklikler için küçük bir alan tutuyorum - Bir sonraki güne geçmeden önce tamamladıklarımı gözden geçiriyorum Bu basit rutin, gün hızla ilerlediğinde sabit kalmama yardımcı oluyor. Ayrıca düzenin temiz kalması da hoşuma gidiyor. Kalabalık hissettiren bir sayfa istemiyorum. Düşünmek için yer istiyorum. Planımı bir bakışta görmek istiyorum. Bir sayfanın okunması kolay olduğunda, aramaya daha az, harekete geçmeye daha fazla enerji harcıyorum. Birkaç hafta önce aramalar, ekip güncellemeleri ve müşteri incelemeleriyle dolu bir gün geçirdim. O sabah her şeyi planlayıcıya yazdım. Öğle yemeği sırasında bir görevin aksadığını gördüm. Yerini değiştirdim, sırayı ayarladım ve yola devam ettim. Hiçbir şey mükemmel değildi ama gün kontrol altındaydı. Bu benim için hiç kullanmadığım uzun bir listeden daha önemli. İyi bir planlayıcının dijital dünyada bile hâlâ işe yaramasının nedeninin bu olduğunu düşünüyorum. Ekranlar bana hatırlatabilir. Kağıttan bir sayfa beni cezalandırabilir. Günüme şekil veriyor. Planları eyleme dönüştürmeme yardımcı oluyor. İyi liderlik etmek istiyorsam iyi niyetten daha fazlasına ihtiyacım var. Gerçekten kullanacağım basit bir sisteme ihtiyacım var. Bu planlayıcının bana verdiği şey bu: net bir sayfa, sakin bir başlangıç ​​ve günümü daha iyi kavramak.

Güne, hatırlatıcılarla dolu bir telefon, yarım kalmış notlarla dolu bir defter ve daha oturmadan meşgul hisseden bir zihinle başlardım. Bir uygulamada iş görevlerim, diğerinde kişisel planlarım ve makbuzlara, yapışkan notlara ve zarfların arkasına yazılan rastgele fikirlerim vardı. Bu tür bir sistem bir süreliğine iyi görünüyor. Sonra gün kaymaya başlar. Küçük detayları özlüyorum. Neyin önemli olduğuna karar vermek için çok zaman harcıyorum. Günümü yönetmek yerine tepki veriyorum. Bu yüzden bana düşünmek, yazmak ve hareket etmek için açık bir alan sağlayan bir planlamacıya değer veriyorum. Bana enerjimin nereye gitmesi gerektiğini söyleyen bir sayfa istiyorum. Günü karmaşa olmadan görmeme yardımcı olacak bir düzen istiyorum. Meşgul olduğumda bile her sabah kullanabileceğim basit bir şey istiyorum. Bu planlamacı böyle bir ritme uyuyor. Günün sesi yükselmeden önce tonu ayarlamak için kullanıyorum. Gerçekten odaklanmam gereken üç şeyi yazıyorum. Zamanımı engelliyorum. Aramalara, ayak işlerine ve görmezden geldiğim takdirde akışımı bozabilecek küçük görevlere yer bırakıyorum. Bu küçük rutin, gün içinde nasıl hareket ettiğimi değiştiriyor. En çok hoşuma giden şey şu: Günü tek bir yerde görüyorum. Ekranlar arasında atlamam veya not aramam gerekmiyor. Planlayıcıyı açtığımda nerede durduğumu biliyorum. Önemli olana odaklanmaya devam ediyorum. Her göreve aynı ağırlığa sahipmiş gibi davranmayı bırakıyorum. Eğer saat 10'da bir müşteri toplantım, bitirme teklifim ve saat 4'te okuldan teslim almam varsa, günümü gerçek bir amaç doğrultusunda planlayabilirim. Gerçek hayata yer bırakıyorum. İyi bir planlamacı her gün mükemmelmiş gibi davranmamalıdır. Programım değişiyor. Bir arama uzun sürüyor. Bir görev düşündüğümden daha uzun sürüyor. Temiz bir planlayıcı kontrolü kaybetmeden uyum sağlamama yardımcı olur. Günümü daha dürüst bir şekilde değerlendiriyorum. Geceleri geriye bakıp neyin işe yaradığını görebiliyorum. Nerede fazla rezervasyon yaptığımı kendim tespit edebiliyorum. Bana yardımcı olmaya devam eden alışkanlıkları da görebiliyorum. Bu her satırı doldurmaktan daha önemli. Bir pazartesi günü müşteriyle görüştüm, içerik taslağı hazırladım, alışverişe çıktım ve aynı gün aile yemeği yedim. Eski alışkanlığım her şeyi kafamda tutmaktı. Bu genellikle stresle biter. Bu sefer kahvaltıdan önce günü yazdım. Aramayı sabah işaretledim, taslağa odaklanmış bir blok verdim, market alışverişini öğleden sonraya ayarladım ve akşam yemeğine dokunmadım. Gün hala dolu gibiydi ama idare edilebilirdi. Önemli olan bu. Böyle bir planlayıcı günü küçültmez. Günü daha net hale getirir. Ayrıca düşünce tarzımı desteklemesi de hoşuma gidiyor. Bazı günler yapıya ihtiyacım var. Bazı günler alana ihtiyacım var. Bazı günler, onlar devralmadan önce fikirleri kafamdan çıkarmam gerekiyor. Temiz bir planlamacı her üçüne de yardımcı olur. Bana plan yapma, not alma ve sıfırlama için alan sağlıyor. Yüksek performans gösteren biriyseniz, bir işletme sahibiyseniz, bir öğrenciyseniz ya da aynı anda çok şey taşıyan biriyseniz, muhtemelen meşgul olma ancak kontrolü tam olarak elinizde tutamama hissini biliyorsunuzdur. Bu duyguyu iyi biliyorum. Bu yüzden gürültüyü yavaşlatmama ve bir sonraki yararlı adıma odaklanmama yardımcı olacak bir planlayıcı kullanmaya devam ediyorum. Açıyorum. Günü yazıyorum. Planı gerçeğe dönüştürüyorum.

Güne kafamda çok fazla açık sekmeyle başlıyordum. Bir müşteriden gelen çağrı. Ekibimden bir not. Dün gece bitirmeyi planladığım bir görev. Sürekli ertelediğim küçük bir iş. Öğle vakti meşguldüm ama her zaman işe yaramıyordum. Bu yüzden günlük planlayıcıya kağıttan daha fazlası olarak bakıyorum. Günüme şekil veriyor. Neyin önemli olduğunu, neyin bekleyebileceğini ve neyin takip edilmesi gerektiğini görmeme yardımcı oluyor. Yolda kalmak için bir yığın alete ihtiyacım yok. İşimin, notlarımın ve planımın bir arada yaşayabileceği bir yere ihtiyacım var. Bunun gibi bir planlayıcı bunu yapmama yardımcı oluyor. Üç temel görevle başlıyorum. On değil. Uzun bir istek listesi değil. Üç. Bu seçim çalışma şeklimi değiştiriyor. Yalnızca günümü ileriye taşıyacak görevleri yazdığımda odağımı dağıtmayı bırakıyorum. Önce neye dikkat etmem gerektiğini görebiliyorum ve küçük şeyler arasında atlayarak daha az zaman harcıyorum. Daha sonra günün haritasını çıkarıyorum. Programımı okunması kolay tutmayı seviyorum. Aramalar için net bir blok. Derin çalışma için açık bir blok. Hızlı notlar için bir alan. Takipler için bir alan. Bu düzen, zamanıma karşı dürüst kalmama yardımcı oluyor. Bir toplantının bir sonraki görevime çok yaklaştığını görürsem, gün karmaşıklaşmadan önce uyum sağlayabilirim. Kaybetmek istemediğim detaylar için notlar kısmını da kullanıyorum. Bir müşteri gelecek hafta sipariş verebileceklerini söylüyor. Bir iş arkadaşınızın bir dosyaya ihtiyacı var. Bir alıcı basit bir güncelleme istiyor. Araba sürerken ya da ziyaretteyken bir görev aklıma geliyor. Eğer yazmazsam genellikle kaybederim. Bunu tek bir yere yazarsam daha sonra stres yaşamadan harekete geçebilirim. Bu çalışmayı günlük küçük anlarda gördüm. Tanıdığım bir satış temsilcisi masasında bir planlamacı tutuyor. Sabah görüşmelerini, müşteri ziyaretlerini ve araması gereken kişilerin isimlerini yazıyor. Artık günü kaçırılan takiplerle bitirmediğini söyledi. Hâlâ yoğun günleri var ama kontrolün daha fazla elinde olduğunu hissediyor. Aynı fikri kendi çalışmalarımda da kullanıyorum. Günümü başlamadan önce planladığımda kendimi daha az aceleci hissediyorum. Öğle yemeğinde sayfayı incelediğimde neyin hala açık olduğunu görebiliyorum. Gece planlayıcıyı kapattığımda neyi bitirdiğimi ve yarına kadar neyin beklemesi gerektiğini biliyorum. Bu basit ritim beni sabit tutuyor. İyi bir planlamacı aynı zamanda odağımı korumama da yardımcı olur. Her göreve aynı ağırlığa sahipmiş gibi davranmayı bırakıyorum. Her küçük isteği hemen yanıtlamayı bırakıyorum. Bundan sonra ne yapmam gerektiğini tahmin etmeyi bırakıyorum. Ben yazıyorum. Okudum. Sayfayı takip ediyorum. Bu alışkanlık küçük görünebilir ama çalışma şeklimi değiştiriyor. Benim için bu, günlük planlayıcının değeridir. Sadece kutulu ve çizgili kağıtlardan ibaret değil. Açıkça düşünmeme, amaç doğrultusunda hareket etmeme ve günümü tek bir yerde tutmama yardımcı olan bir araç. Görevlerinizi yönetmenin, notlarınızı yakın tutmanın ve günü daha az gürültüyle geçirmenin basit bir yolunu istiyorsanız, bu tür bir planlayıcı bu role çok iyi uyar. Daha fazla baskıya ihtiyacım yok. Daha iyi bir çalışma yöntemine ihtiyacım var. Günlük planlayıcının bana verdiği şey budur.

Bir liderin yalnızca dolu bir takvime ve hızlı bir telefona ihtiyacı olduğunu düşünürdüm. Masam farklı bir hikaye anlattı. Yapışkan notlar klavyenin yanında birikmiş. Toplantı bağlantıları gelen kutumda duruyordu. Takipler sohbet dizilerinde yaşandı. Küçük görevler gözden kaçıyor, sonra daha büyük sorunlar olarak geri dönüyordu. Sabaha açık bir zihinle başlıyor, öğlene doğru yolumu kaybediyordum. Bir günlük planlayıcı bunu benim için değiştirdi. Önümde bir sayfa tutuyorum ve gürültü başlamadan önceki günü sıralamak için kullanıyorum. Bu basit alışkanlık, neyin önemli olduğunu, neyin bekleyebileceğini ve bugün neyin yanıtlanması gerektiğini görmeme yardımcı oluyor. Pek çok lider aynı nedenden dolayı günlük planlayıcıya güveniyor. Onların işi çabadan ibaret değil. Temiz yapı açısından kısadır. Aynı modeli tekrar tekrar görüyorum: - çok fazla toplantı - çok fazla insan cevap istiyor - çok fazla küçük görünen ve sonra acil hale gelen görevler - inecek yeri olmayan çok fazla fikir Günlük planlayıcı bana günü tutabileceğim tek bir yer veriyor. İlerlemesi gereken üç işi yazıyorum. Toplantıları sadece zamanı değil, istediğim sonucu da listeliyorum. Aramalar, notlar ve takipler için yer bırakıyorum. Gün içinde ortaya çıkan şeyler için küçük bir satır tutuyorum çünkü her zaman öyle oluyor. İnsanların özlediği kısım burası. Bir planlayıcı yalnızca zamanla ilgili değildir. Bu aynı zamanda dikkat ile de ilgilidir. Bunu iyi kullandığımda, dolu bir güne baksam da yine de sakin hissedebiliyorum. Yalnızca belleğe güvenmem gerekmiyor. Kimin ne istediğini hatırlamak için mesajları aramama gerek yok. Gerçek bir örnek aklımda kalıyor. Birlikte çalıştığım bir satış müdürü, her güne dört farklı uygulama açarak başlama alışkanlığına sahipti. Biri takvim için. Biri notlar için. Görevler için bir tane. Biri mesajlar için. Bana bütün gün kendini meşgul hissettiğini ama yine de geç yanıtlar gönderdiğini ve birkaç küçük sözü kaçırdığını söyledi. Kağıt günlük planlayıcıya geçti. Her sabah bir sayfa yazdı: - en önemli üç hedef - kilit noktalarla toplantılar - geri aranacak kişiler - her müşteri için bir takip - bir blok sessiz çalışma Bir hafta sonra, gününün daha az bozulduğunu söyledi. Hala çok çalışıyordu. Aradaki fark onun işi görebilmesiydi. Bu yüzden planlayıcı kullanmaya devam ediyorum. Bir tepkiyle değil, bir planla başlamama yardımcı oluyor. Gün gürültülü olduğunda odağımı korumama yardımcı oluyor. Yapacağımı söylediğim şeyin net bir kaydını bırakmama yardımcı oluyor. Bir ekibe liderlik ediyorsanız, bir işletmeyi yönetiyorsanız veya aynı anda birden fazla hareketli parçayı yönetiyorsanız, bu alışkanlık size de yardımcı olabilir. Benimkini şu şekilde kullanıyorum: - E-postadan önce planlayıcıyı açarım - En önemli görevleri seçerim - Derin çalışmalar için zamanı ayırırım - Her toplantıdan sonra bir not yazarım - Ayrılmadan önce sayfayı gözden geçiririm Sayfa düzenini basit tutarım. Temiz bir sayfa benim için kalabalık bir sayfadan daha iyi sonuç verir. Dekorasyona ihtiyacım yok. Açıklığa ihtiyacım var. Benim görüşüm basittir. İyi bir günlük planlayıcı, günü sihirle kolaylaştırmaz. Zaten geçirdiğim günü daha iyi idare etmemi sağlıyor. Bu yüzden birçok lider birini yakınında tutar. Gerçek işin gidişatına uyuyor: hızlı, karmaşık ve küçük kararlarla dolu. Günleriniz dağılmış gibi geliyorsa oradan başlardım. Bir sayfa. Tek plan. Liderlik etmenin daha net bir yolu.

Günüm çok fazla not ve çok az yapıyla başlıyordu. Telefonumu açar, mesajları kontrol eder ve görevler arasında geçiş yapardım. Bir arama gecikebilir. Küçük bir iş elimden kayıp giderdi. Öğle vakti meşguldüm ama doğru işi yaptığımı söyleyemezdim. Günlük planlayıcının bana yardımcı olduğu yer burasıdır. Gün başlamadan bir günü kağıda dökmek için kullanıyorum. Neyin yapılması gerektiğini, nelerin bekleyebileceğini ve nelerin takip edilmesi gerektiğini yazıyorum. Bu küçük alışkanlık bana işime dair net bir görüş sağlıyor. Her şeyi hatırlamaya çalışarak enerji harcamıyorum. Normal bir iş gününde planlayıcımı yakınımda tutarım. Toplantı zamanlarını, müşteri çağrılarını, teslimat kontrollerini ve kişisel görevleri tek bir yerde not ediyorum. Yeni bir istek geldiğinde bunun tüm programımı ele geçirmesine izin vermem. Ait olduğu yere koyuyorum. Bu çalışmayı kendi rutinimden basit bir örnekte gördüm. Bir sabah bir satış görüşmesi, bir sevkiyat sorunu ve ekibin check-in yapması gerekiyordu. Eski alışkanlığım, onları geldikleri gibi halletmek olurdu. Bu genellikle stres ve takiplerin kaçırılması anlamına geliyordu. Günlük planlayıcımla her öğeyi bir noktaya yerleştirdim. Aramayı hallettim, sevkiyatın bir sonraki adımını yazdım ve ekip notunu daha sonra incelemek üzere yanımda tuttum. Günüm stabil geçti. Kendimi daha fazla kontrol altında hissettim. En çok sevdiğim şey planlayıcının zihnimi sakin tutma şeklidir. Her ayrıntıyı kafamda tutmama gerek yok. Bunu yazabilirim, geriye bakabilirim ve devam edebilirim. Bu, yoğun bir günün yönetilmesini kolaylaştırır. Ayrıca hangi görevlerin daha fazla odaklanmaya ihtiyacı olduğu ve hangilerinin tekrarlanmaya devam ettiği gibi çalışmalarımdaki kalıpları görmeme de yardımcı oluyor. Planlayıcıyı küçük kazançlar için de kullanıyorum. Tamamlanmış bir sayfa bana ilerleme hissi veriyor. Net bir liste bana daha az stres veriyor. Planlı bir gün bana daha az sürpriz yaşatıyor. Bu değer verdiğim basit bir ticaret. Programınızı yönetmenin daha temiz bir yolunu istiyorsanız günlük planlayıcı size çok yakışacaktır. Bunu kullanıyorum çünkü görevlerimi görünür kılıyor, zamanımı düzenli tutuyor ve işimi takip etmeyi kolaylaştırıyor. Benim için günü daha hafif ve daha faydalı kılan şey budur.

Baskı altında sakin kalabilen liderlerde küçük bir alışkanlık görmeye devam ediyorum. Belleğe bağlı değillerdir. Notları e-postaya, sohbete ve kağıda dağıtmazlar. Basit bir kontrol sayfası kullanıyorlar. Aynı fikri kendi çalışmalarımda da kullanıyorum. Sayfam bir sayfaya sığıyor. Üç şeyi gösterir: Bugün neyin önemli olduğu, diğer insanları neyin beklediği ve ilerlemeyi neyin engellediği. Bu küçük düzen bana net bir görüş sağlıyor. Aynı zamanda kafamı da sessiz tutuyor. Küçük bir ajansta satış lideriyle çalıştığımda onun günü dolu geçiyordu ama ekibi hâlâ kendini kaybolmuş hissediyordu. E-postasında notlar, mesajlar ve bir yığın kağıt vardı. Bir müşteri küçük bir değişiklik istedi. İstek sohbette kaldı ve ertesi güne kadar cevapsız kaldı. Paylaşılan bir sayfaya geçti. Her isteğin bir satırı, bir sahibi ve bir sonraki adımı vardı. Karışıklık hızla azaldı. Araç basittir. Kullanım daha önemli. Sayfamı üç kutuda tutuyorum: - Yapmam gerekenler - Başkalarını beklemek - Çözmem gereken sorunlar Her öğenin kısa bir satırı var. Uzun not yok. Ekstra metin yok. Eğer bir görevi kısa bir cümleyle açıklayamıyorsam, onun henüz net olmadığını biliyorum. Ben de bir kurala uyuyorum. Yeni bir görev ortaya çıktığında onu hemen kağıda yerleştiririm. Bunu sohbette, e-postada veya kafamda bırakmıyorum. Bu alışkanlık çalışmamın parçalara bölünmesini engelliyor. Bir CEO bu tür bir aracı iyi bir nedenden dolayı kullanır. Baskı sadece işle ilgili değil. Bu seçimlerle ilgilidir. Hangi çağrı önemli. Hangi konunun yanıtlanması gerekiyor? Hangi görev bekleyebilir? Pek çok küçük şey dikkat gerektirdiğinde tek bir sayfa istikrarlı bir görünüm sağlar. Çarşafı toplantılarda da kullanıyorum. Birisi beş dakika konuşursa ve ben hala bir sonraki adımı bilmiyorsam, konuyu sayfaya yazar ve net bir sahip isterim. Bu küçük hamle beni daha sonra uzun takip mesajlarından kurtarıyor. Ayrıca ekibin sade kelimelerle konuşmasına da yardımcı olur. Kullandığım rutin şu şekildedir: - Kontrol için bir ana yer tutun - Yalnızca etkin öğeleri yazın - Her öğenin yanındaki sonraki adımı işaretleyin - Günün başında ve sonunda sayfayı inceleyin - Artık önemi olmayan her şeyi kaldırın Tanıdığım bir kurucu, altı personelden oluşan bir aile şirketi işletiyordu. Kendini meşgul hissettiğini ama istikrarlı olmadığını söyleyip duruyordu. Notları telefonuna, masasına ve arabasına dağılmıştı. Her şeyi her gün aynı düzende tek bir deftere taşıdı. Bir hafta sonra çalışmayı daha net görebildiğini söyledi. Daha azını yapmıyordu. Daha az gürültüyle düşünüyordu. Bu yüzden basit araçlara güveniyorum. Her şeyi yapmaya çalışmıyorlar. Kafamı toparlamama, bir sonraki adımımı görünür tutmama ve ekibimin uyum içinde olmama yardımcı oluyorlar. İş dağılmış gibi hissettiğimde daha büyük bir sisteme ihtiyacım yok. Güvenebileceğim bir sayfaya ihtiyacım var. Birçok güçlü liderin yaptığı gibi kontrolü elinizde tutmak istiyorsanız, bir sayfa, bir liste ve net bir kuralla başlayın: Eğer önemliyse, tek bir yere gider. Endüstri Alanında geniş deneyime sahibiz. Profesyonel tavsiye için bizimle iletişime geçin: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Stephen R Covey 1989 Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı David Allen 2001 İşleri Bitirme Stressiz Üretkenlik Sanatı Peter F Drucker 2006 Etkili Yönetici James Clear 2018 Atomik Alışkanlıklar İyi Alışkanlıklar Kurmanın ve Kötü Alışkanlıkları Kırmanın Kolay ve Kanıtlanmış Yolu Laura Vanderkam 2015 Bunu Nasıl Yaptığını Biliyorum Kadınların Zamanlarını Nasıl En İyi Şekilde Kullandığını Biliyorum